GUIDE DE DÉMARRAGE D’UN ORGANISME DE CONSERVATION

Annexe 3 : Guide des étapes juridiques de la création d’un organisme de conservation

Ce document fournit un guide étape par étape du processus nécessaire à la création d’un nouvel organisme de conservation, une fois que vous avez décidé qu’il s’agit du type d’organisation approprié pour mener à bien votre mission. Il est fortement recommandé d’obtenir un avis juridique – ce document n’est pas destiné à remplacer la nécessité d’obtenir un conseil juridique formel par l’intermédiaire d’un avocat. Les huit étapes énumérées ici sont détaillées dans la liste de contrôle qui suit :

• • • Assurez-vous de fournir des plans détaillés de vos activités actuelles et proposées et de démontrer clairement qu’elles contribuent à la réalisation de vos objectifs de bienfaisance.

Checklist

• La question de savoir s’il faut constituer une société au niveau fédéral ou au niveau provincial/territorial dépend de ce que l’organisation a l’intention de faire et de l’endroit où elle a l’intention de le faire. Si l’organisation a l’intention d’exercer ses activités dans plus d’une province ou d’un territoire ou dans des domaines relevant principalement de la compétence fédérale (par exemple, les objectifs autochtones), il est conseillé de constituer une société au niveau fédéral pour éviter d’avoir à s’enregistrer dans plusieurs provinces/territoires. Si l’organisation a l’intention d’exercer des activités uniquement dans une province ou un territoire spécifique, la constitution en société peut se faire par le biais de la procédure provinciale/territoriale.

• Les organismes de conservation autochtones et autres qui souhaitent respecter la gouvernance, les lois et les protocoles autochtones peuvent obtenir une déclaration des chefs traditionnels et/ou une résolution du conseil de bande indiquant qu’ils autorisent et soutiennent l’organisme de conservation avant ou en même temps que la demande de constitution en société en vertu de la législation fédérale/provinciale/territoriale.

• Pour que la société soit considérée comme un organisme de bienfaisance en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, elle doit être considérée comme exerçant exclusivement des activités de bienfaisance, comme en témoignent ses fins ou ses objectifs de bienfaisance.

• Lorsque vous vous constituez en société (au niveau fédéral ou provincial/territorial) et que vous demandez ensuite à l’ARC de vous enregistrer en tant qu’organisme de bienfaisance ou équivalent, des délais et des frais supplémentaires pourraient être encourus si l’ARC exige que la société modifie ses lettres patentes ou ses statuts afin de satisfaire aux exigences de l’ARC en matière d’enregistrement en tant qu’organisme de bienfaisance ou équivalent. C’est pourquoi vous devez vous assurer que vos documents constitutifs incluent des fins de bienfaisance en droit avant de demander la constitution en société.

• Voyez s’il y a des étapes supplémentaires à franchir pour l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance dans votre province ou territoire (p. ex. Si vous constituez une société de bienfaisance en Ontario, le Bureau du tuteur et curateur public (BTCP) doit approuver les fins ou les objectifs de la société et a fourni des objectifs types préapprouvés pour les organismes de bienfaisance). Cependant, les fins de bienfaisance des organismes de conservation ne sont couvertes par aucun de ces objets préapprouvés.  Par conséquent, le BTCP doit approuver au préalable les fins de bienfaisance personnalisées de l’organisme de conservation avant la constitution en société, ce qui entraîne des délais et des frais de traitement supplémentaires).

• Vérifiez les exigences des programmes d’exonération ou de réduction de l’impôt foncier et, si possible, alignez les objectifs de la constitution en société sur les programmes fiscaux appropriés.

• Entreprises et industrie Canada :
  • Choisir entre l’incorporation de régime fédéral ou de régime provincial ou territorial
  • Incorporation de régime fédéral
  • Incorporation auprès d’une province ou d’un territoire donné

• Queen’s University Law Clinics :
  • Différences entre les organismes sans but lucratif fédéraux et provinciaux

• Centre Corporatif Canada :
  • Foire Aux Questions sur la constitution d’une société à but non lucratif

• Futurpreneur :
  • Choisir entre la constitution en société de régime fédéral ou provincial

• Pour vous enregistrer en tant qu’organisme de bienfaisance après avoir été constitué en société, assurez-vous que vos lettres patentes ou vos statuts constitutifs satisfont aux exigences de l’ARC en matière d’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance ou d’organisme équivalent en incluant des fins de bienfaisance en droit. Utilisez le guide de l’ARCsur Comment rédiger des fins qui satisfont aux exigences de la bienfaisance en matière d’enregistrement.

• Consider the geography, purposes, and key terms/languages. Indigenous names written in the Latin alphabet may be used, depending on the legislation.

• Il faut s’assurer que le nom proposé pour l’organisme de conservation est disponible (c’est-à-dire qu’il n’est pas utilisé par une autre entité au Canada). Pour ce faire, il faut obtenir une recherche de nom d’entreprise NUANS et effectuer une recherche de marque de commerce.

  • Pour une recherche sur les noms NUANS, consultez le site du gouvernement du Canada Nuans – Rapports de noms d’entreprise et de marques de commerce (frais de 13,80$)

  • Pour une recherche sur les marques, consultez la Base de données sur les marques de commerce canadiennes (aucun frais)

• Voir les questions et réponses de Corporations Canada, les statuts de constitution (formulaire 4001), l’adresse initiale du siège social et le premier conseil d’administration (formulaire 4002), ainsi que les formulaires et les instructions pour la constitution en société au niveau fédéral.

• Trouvez les instructions relatives à la constitution en société dans votre province ou territoire.

• Il peut être nécessaire de rédiger les règlements avant de soumettre la demande de constitution en société, ou dans un certain délai après la constitution en société, en fonction de la législation.

• Envisagez d’inclure dans le règlement des approches alternatives, moins formelles et/ou décolonisées, reflétant, avec permission, des approches de gouvernance autochtones dans votre région. Il peut s’agir de termes (conseil ou cercle vs. conseil d’administration), de représentation (aînés, jeunes, femmes, autres que les humains, organisations), de procédures (consultation de la communauté sur des points importants), de prise de décision (consensus vs. vote), et ainsi de suite. 

• Outil d’élaboration des règlements administratifs des organisations à but non lucratif constitué au régime fédéral de Corporations Canada.

• Voir les guides d’incorporation applicables pour l’incorporation provinciale/territoriale.

• Veillez à ce que les fins de bienfaisance soient utilisées dans votre demande de constitution en société.

• Soumettre votre demande à l’entité provinciale/territoriale appropriée, accompagnée des frais applicables.

• Veillez à ce que tous les éléments et les exigences provinciales/territoriales spécifiques soient inclus dans votre demande.

• Veillez à ce que les fins de bienfaisance soient utilisées dans votre demande de constitution en société.

• Soumettre les statuts de constitution, l’adresse initiale du siège social et le premier conseil d’administration à Corporations Canada, avec les frais applicables, en ligne.

• S’assurer que tous les éléments inclus dans le formulaire sont conformes aux instructions et aux formulaires fédéraux de constitution en société.

• Rédiger une demande d’enregistrement d’un organisme de bienfaisance en ligne en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, y compris la façon dont vous mettrez en œuvre vos fins, les activités existantes, etc.

• Le cas échéant, demander la reconnaissance par l’ARC d’une forme de statut équivalent. Il peut s’agir d’un « organisme public qui remplit une fonction gouvernementale » ou d’un « donataire reconnu ».

• N’oubliez pas que la plupart des organismes de conservation sont des organismes de bienfaisance qui agissent eux-mêmes et sont donc des “organisations de bienfaisance”, et non des fondations publiques ou privées.

• Rassembler tous les documents justificatifs requis dans la demande.

• Examinez tous les documents justificatifs, y compris les procès-verbaux des réunions antérieures, les bulletins d’information et les médias, afin de vous assurer qu’ils correspondent aux objectifs et aux activités proposés ou qu’ils sont expliqués dans les documents complémentaires de la demande.

• S’il existe des liens de dépendance entre les administrateurs, expliquez-les ainsi que toute politique de conflit d’intérêts que vous avez mise en place pour y remédier dans les documents complémentaires.

• Consultez les politiques et lignes directrices sur la présentation d’une demande d’enregistrement de l’ARC.

• Consultez les liens de l’ARC sur la façon de présenter une demande d’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance (c.-à-d. la liste de contrôle des documents personnalisés, des conseils et des exemples pour vous aider à décrire vos activités de bienfaisance).

• L’ARC exige que vous présentiez une demande complète avec tous les renseignements et documents requis. Si une demande est incomplète, elle la rejettera et vous la renverra.

• Au cours de la procédure d’examen de la demande, l’ARC peut vous contacter pour vous poser des questions et vous demander des informations complémentaires. Veillez à répondre rapidement (il peut y avoir une date limite) et régulièrement. Le délai de réponse prévu peut varier en fonction du temps écoulé entre la réception de la demande et la réponse de l’ARC.

• N’oubliez pas que le statut d’organisme de bienfaisance peut prendre effet au moment de la demande ou à une date déterminée. Cette dernière option peut être utile si vous approchez de la fin de l’année et que vous ne souhaitez pas rendre compte en détail de l’activité financière de l’année en cours ou si celle-ci est peu importante.

• Veillez à ne pas accepter de dons pour lesquels le donateur s’attend à recevoir un reçu fiscal à une date antérieure à l’entrée en vigueur du statut d’organisme de bienfaisance. Si vous avez vraiment besoin de recevoir un don pour lequel un reçu fiscal doit être délivré avant cette date, prenez les dispositions nécessaires pour le faire par l’intermédiaire d’une autre organisation caritative ou d’un partenaire gouvernemental. Les fonds ou les terres donnés pourraient alors être transférés plus tard au nouvel organisme de conservation lorsque son statut d’organisme de bienfaisance sera en vigueur.

• Voir la documentation provinciale/territoriale requise.

• Les règlements doivent être envoyés à Corporations Canada dans les 12 mois suivant la constitution en société.

• Le Programme des dons écologiques (PDE) du Canada offre aux détenteurs de terres écosensibles d’importants avantages fiscaux s’ils font don de leurs terres ou d’un intérêt ou d’un droit foncier admissible, tel qu’une servitude de conservation ou une convention à un bénéficiaire admissible. Il s’agit d’une mesure incitative importante pour encourager la donation de terres appropriées à un organisme de conservation qualifié.

• Pour devenir un bénéficiaire admissible, un organisme de bienfaisance environnemental enregistré doit envoyer une demande écrite au Secrétariat national, Programme des dons écologiques, Service canadien de la faune, ECCC, 351, boulevard Saint-Joseph, Gatineau (Québec) K1A 0H3 ou par courriel à ec.pde-egp.ec@canada.ca.

• Pour en savoir plus sur le programme et sur ce qu’il faut inclure dans votre dossier de demande, lisez le Guide du Programme canadien des dons écologiques.

Veuillez noter que ce document peut contenir des liens vers d’autres sites Web sur lesquels l’Alliance canadienne des organismes de conservation n’a aucun contrôle. L’ACOC n’endosse pas, ne représente pas et ne garantit pas les produits, les services, le contenu ou la pertinence de ces sites Web.