GUIDE DE DÉMARRAGE D’UN ORGANISME DE CONSERVATION

Annexe 4 : Documents internes importants à élaborer selon les besoins

Trouvez ci-dessous une liste de politiques, de procédures et de plans que votre organisme de conservation devrait envisager d’élaborer pour guider ses activités. Vous trouverez un aperçu complet de ce qui pourrait être inclus dans les principaux documents internes dans les Normes et pratiques des organismes de conservation du Canada 2019. Consultez les ressources des alliances, telles que la bibliothèque de ressources de l’OLTA, et contactez les organismes de conservation locaux établis pour obtenir des modèles et des exemples. Veuillez noter qu’il n’est pas réaliste (et probablement inutile) que tous ces éléments soient mis en place immédiatement ou peu après la constitution de l’organisme de conservation ; certains peuvent survenir plus tard ou ne jamais être nécessaires si votre organisme de conservation n’est pas confronté à une situation particulière.

Fonctionnement

    • Protocoles de consultation avec les communautés, les organisations et les dirigeants autochtones.

    • Politiques de diversité, d’équité et d’inclusion et politiques de recrutement.

    • Politique et procédure en matière de conflits d’intérêts.

    • Politique d’archivage.

    • Budget – clé pour identifier d’où vient l’argent et où et comment celui-ci sera dépensé.

    • Politique de gestion financière et d’établissement de rapports.

    • Système de suivi financier.

    • Manuel du conseil d’administration – définit les rôles et les responsabilités, les principales politiques, la liste des contacts, les propriétés, etc. afin d’informer et d’orienter les nouveaux membres du conseil.

    • Plan stratégique et vision – le plan et son processus de création sont utiles pour s’assurer que le conseil d’administration, les membres et la communauté s’accordent sur la direction prise par l’organisation et travaillent en toute connaissance de cause à la réalisation d’un ensemble de buts et d’objectifs communément compris.

    • Plan de travail annuel – il permet de suivre les tâches et les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs.

Collecte de fonds et développement

    • Stratégie de communication – bénéfique pour identifier la manière exacte de sensibiliser la communauté et de répondre aux situations.
      • Créez un site web – veillez à ce que votre communauté ait accès à des informations sur votre mission et sur la manière de s’impliquer. Trouvez un système de gestion de contenu qui vous convient, comme WordPress ou Squarespace.

    • Politique, pratiques et plan de collecte de fonds et de développement – ceux-ci devraient porter sur la manière de garantir le respect des obligations légales, d’assurer le soutien des donateurs, de fixer des objectifs précis en matière de collecte de fonds et de les atteindre, entre autres sujets.

    • Arguments en faveur du soutien – il est utile d’informer les donateurs potentiels et les organismes de financement des raisons pour lesquelles vous méritez un soutien financier pour votre mission et vos programmes.

    • Programme d’adhésion.

Conservation des terres

    • Stratégie des terres – il est important d’au moins identifier les priorités générales en matière de paysage ; l’expérience et les opportunités, ainsi que les discussions au sein de la communauté, peuvent aider à limiter et à cibler les priorités au fil du temps.

    • Critères, politiques et procédures de sélection des terres – extrêmement important pour maintenir la transparence, accroître l’efficacité et transférer les connaissances et l’expérience. Comme pour la plupart des politiques, il est probablement plus pratique de compléter cet ensemble de documents en même temps que votre premier projet de conservation des terres.

    • Cartes – une référence numérique ou papier aux limites des propriétés, aux zones protégées existantes et aux zones prioritaires pour la conservation (potentiellement identifiées dans la stratégie des terres suggérée ci-dessus) ; les cartes sont utiles pour faciliter la discussion sur les opportunités de la manière la plus précise possible au cours des réunions.

    • Politique de protection des terres – responsabilités, pratiques approuvées, utilisation des systèmes de connaissances autochtones et occidentaux, utilisations autorisées et restreintes, et comment faire face à diverses situations.

    • Plan d’entretien des terres pour chaque propriété détenue – peut être rudimentaire au début et peut enrichir les connaissances et l’inventaire des caractéristiques au fil du temps (ou lors de révisions périodiques).

    • Politique d’accès du public – quelles terres et dans quelles circonstances autoriser certains types d’accès du public (par exemple, récolte, cérémonies, zones spécifiques, avec approbation ou avec un guide, à des fins de recherche, pour la circulation à pied sur les sentiers, exceptions pour le personnel/bénévoles, etc.)

    • Politique de signalisation – quand utiliser des panneaux, quels formats et quelle(s) langue(s) et comment assurer la cohérence de la signalisation sur les sentiers.
    • Manuel de contact avec les détenteurs de terres – procédure de contact avec les détenteurs de terres et politique spécifique concernant la tenue des dossiers.
Veuillez noter que ce document peut contenir des liens vers d’autres sites Web sur lesquels l’Alliance canadienne des organismes de conservation n’a aucun contrôle. L’ACOC n’endosse pas, ne représente pas et ne garantit pas les produits, les services, le contenu ou la pertinence de ces sites Web.