Le maintien de la constitution en société et de l’enregistrement en tant qu’organisme de bienfaisance de votre organisation se résume en deux éléments fondamentaux : le respect des directives opérationnelles de base et l’établissement de rapports. Ces deux éléments sont abordés séparément dans le présent document, avec des considérations relatives à la constitution en société provinciale/territoriale, à la constitution en société fédérale et aux exigences relatives à l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance. Étant donné que la plupart des organismes de conservation deviennent immédiatement des organismes de bienfaisance enregistrés ou l’équivalent afin d’offrir des avantages fiscaux à leurs donateurs, les tableaux et le texte fournis dans cette section résument les obligations des organismes de bienfaisance enregistrés. Les directives opérationnelles et les obligations de déclaration des organisations à but non lucratif n’ont pas été prises en compte de manière isolée. Si vous administrez un organisme à but non lucratif qui n’est pas un organisme de bienfaisance, vous devriez demander des directives opérationnelles et des obligations de déclaration à l’organisme qui vous a fourni les documents de constitution en société (c.-à-d. au niveau provincial/territorial ou au niveau fédéral, à Corporations Canada).

Lignes directrices de base pour le fonctionnement d’un organisme de conservation de bienfaisance constitué en société

Plusieurs ressources sont disponibles pour guider les étapes initiales et les opérations courantes d’un organisme de conservation caritatif constitué en société.

Plusieurs de ces ressources seront également utiles pour un organisme de conservation, possiblement un organisme de conservation autochtone, qui est reconnu en vertu d’un statut équivalent à celui d’un organisme de bienfaisance.

Il est utile de se référer aux listes de contrôle et aux informations fournies dans cette liste, de les examiner et de les imprimer ou d’y avoir facilement accès d’une autre manière :

• • Les organismes provinciaux/territoriaux et fédéraux responsables de la constitution en société fournissent des guides complets sur le fonctionnement des organismes de bienfaisance, y compris des listes d’étapes typiques après la constitution en société et des obligations juridiques liées aux activités en cours :
    • pour la constitution en société dans une province ou un territoire – Consultez la liste des lois et des ressources d’orientation de votre province ou territoire à l’annexe 2 pour en savoir plus sur la façon de gérer un organisme à but non lucratif dans votre province ou territoire.
    • pour la constitution en société fédérale – Consultez les étapes suivant la constitution de votre organisation à but non lucratif sur le site Web de Corporations Canada.
    • pour les organismes de bienfaisance, l’Agence du revenu du Canada (ARC) fournit des informations détaillées sur l’exploitation d’un organisme de bienfaisance enregistré, y compris une liste de contrôle des lignes directrices de base pour maintenir l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance et un manuel de ressources complet contenant des listes de contrôle et des informations supplémentaires.  Des agents sont disponibles au bureau de la Direction des organismes de bienfaisance pour répondre aux questions et naviguer sur le vaste site web de l’ARC.
    •  En ce qui concerne les équivalents des organismes de bienfaisance, l’Agence du revenu du Canada fournit également des informations complémentaires sur les « organismes publics remplissant une fonction gouvernementale au Canada », les « bandes indiennes », les « donataires reconnus » et les « donataires visés par règlement », parmi d’autres types d’organisations.
  • Lorsque vous vous constituez en société, vous devez rédiger et adopter des règlements administratifs. Ces règlements serviront de règles de gouvernance et d’exploitation de votre organisme de conservation et devraient être adaptés aux besoins spécifiques de l’organisme, tout en respectant la législation fédérale ou provinciale/territoriale applicable aux organismes à but non lucratif.

• • • Réfléchissez aux moyens d’inclure dans les règlements des approches alternatives, moins formelles et/ou décolonisées, reflétant peut-être avec l’autorisation des approches de gouvernance autochtones dans votre région. Il peut s’agir de termes (conseil ou cercle vs. conseil d’administration), de représentation (aînés, jeunes, femmes, autres que les humains, organisations), de procédures (consultation de la communauté sur des points importants), de prise de décision (consensus vs. vote), et ainsi de suite.

• • Les Normes et pratiques des organismes de conservation du Canada offrent des lignes directrices éthiques, juridiques et techniques. Les organismes de conservation devraient les examiner et les adopter par voie de résolution, et continuer à apprendre et à travailler à la mise en œuvre de celles qui sont pertinentes pour leurs activités.

Ces normes et pratiques indiquent qu’elles n’ont pas entièrement pris en compte la meilleure façon de refléter les besoins des communautés et des organismes de conservation autochtones ; il peut donc être utile de les adapter ou de les appliquer différemment.

D’autres mesures initiales bénéfiques à prendre en considération, qui ne sont pas abordées dans les ressources ci-dessus, sont les suivantes :

• • Obtenir une assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants ainsi qu’une assurance responsabilité civile générale des entreprises.
  • Définir clairement les rôles, les responsabilités et les attentes des administrateurs (voir les Principes fondamentaux de gouvernance pour les organismes sans but lucratif : notions essentielles sur le conseil d’administration pour les administrateurs d’OSBL des Comptables Professionels Agréés Canada).
  • Mettre en place une structure efficace de comités, de groupes de travail et éventuellement de personnel pour soutenir le travail du conseil d’administration et de l’organisation.
  • Créer un système de suivi des tâches et des responsabilités.
  • Élaborer un programme d’adhésion, y compris les conditions d’adhésion, les cotisations, etc., afin de favoriser l’engagement et le soutien de l’ensemble de la communauté ;
  • Mettre en place un système de communication clair et transparent avec le public et les membres.
  • Élaborer des politiques, des plans et des procédures en s’inspirant d’exemples d’autres organisations, selon les besoins.

Responsabilités concernant les rapports

Responsabilités concernant les rapports annuels

Les responsabilités en matière de rapports annuels pour maintenir la constitution en société et l’enregistrement en tant qu’organisme de bienfaisance, ainsi que les exigences en matière de déclaration de revenus, sont résumées dans le tableau 1 ci-dessous.  L’Agence du revenu du Canada (ARC) précise quand un organisme de bienfaisance peut, ne peut pas ou doit s’enregistrer pour facturer la TVH dans les Rensignements sur la TPS/TVH pour les organismes de bienfaisance. La demande de remboursement de la TPS/TVH (bénéfique mais non obligatoire) est également incluse dans le tableau 1.

Il est fortement recommandé d’obtenir des conseils en matière de fiscalité ou de comptabilité pour s’acquitter de ses responsabilités en matière de déclaration annuelle, en particulier en ce qui concerne les états financiers, les déclarations de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (T3010-1) et les déclarations et/ou les remboursements de la TVH.  De nombreux comptables préparent tous les formulaires exigés par l’ARC avec l’aide des membres du personnel ou du conseil d’administration sur des sujets clés tels que les détails du conseil d’administration. Toutefois, pour économiser de l’argent, les formulaires peuvent également être remplis à l’interne, par un commis comptable, et examinés par un comptable qualifié.

Pour obtenir plus d’information sur les exigences en matière de déclaration afin de maintenir le statut juridique et de bienfaisance d’un organisme de conservation, veuillez consulter les liens appropriés et les tableaux ci-dessous :

• • Aperçu de déclaration des organismes de bienfaisance
  • Renseignements sur le dépôt d’un rapport annuel d’une organisation à but non lucratif (Fédéral)
  • Examinez les ressources de votre province ou territoire sur la façon de gérer un organisme à but non lucratif ou une organisation caritative qui figurent dans la liste des lois applicables et des ressources d’orientation de votre province ou territoire à l’annexe 2 du présent document.

Tableau 1 : Responsabilités concernant les rapports annuels pour les organismes de conservation à but non lucratif

Voici quelques-unes des obligations en matière de rapports annuels, en fonction du type d’organisme de bienfaisance que vous exploitez et de votre mode de constitution en société. Voyez ci-dessous celles qui s’appliquent à vous. »

Responsabilités concernant les rapports spéciaux

Il existe également d’autres exigences particulières concernant la déclaration des changements organisationnels aux différentes autorités gouvernementales. Ces exigences sont décrites dans le tableau 2 Responsabilités concernant les rapports spéciaux pour les organismes de conservation ». Il est nécessaire de déclarer les membres de votre conseil d’administration pour maintenir la constitution en société et l’enregistrement en tant qu’organisme de bienfaisance. Il est donc très utile et efficace de tenir à jour un tableau confidentiel des membres du conseil d’administration (nom, date de naissance, coordonnées, date d’entrée au conseil, poste, toute relation avec d’autres administrateurs, date et type de tout changement de poste, et date de démission ou d’achèvement du mandat).

Suivi des tâches de fonctionnement et des rapports

Compte tenu de la multitude d’exigences en matière de rapports que votre organisme de conservation devra respecter, il est avantageux d’élaborer un système permettant de suivre les responsabilités et l’accomplissement des tâches administratives telles que les obligations en matière de rapports. Suivez les deux étapes suivantes pour créer un calendrier administratif annuel à partir du modèle simple fourni sur le site web du Centre des organismes de bienfaisance.

• • Ajouter toutes les dates de rapport annuel au calendrier administratif annuel avec des échéances basées sur la fin de l’année fiscale ; et
  • Ajouter au même calendrier des rappels indiquant quand commencer à travailler sur les tâches associées (par exemple, remplir les formulaires, suivre les informations, remplir les états financiers et les faire auditer ou réviser) dans des délais raisonnables par rapport aux dates limites de présentation des rapports.

Documents internes typiques pour guider les activités d’un organisme de conservation

Au fur et à mesure que votre organisation se développe, il sera important pour vous d’élaborer des politiques, des procédures et des plans pour guider vos opérations. Bien qu’il soit irréaliste (et probablement inutile) de les mettre en place dès votre création, votre organisation doit se familiariser avec les types de documents qui pourraient être utiles à vos activités et travailler à leur élaboration et à leur approbation au fil du temps, à mesure qu’ils deviennent nécessaires.

Consultez l’annexe 4 : Documents internes importants à élaborer selon les besoins pour obtenir une liste détaillée des systèmes, stratégies, documents, plans, politiques et/ou procédures importants que nous recommandons. Souvent, les organisations s’efforcent d’élaborer et d’approuver certains de ces documents clés au cours des cinq premières années (ou à peu près) de fonctionnement.

Les Normes et pratiques des organismes de conservation du Canada fournissent également une vue d’ensemble des politiques, procédures et plans qu’un organisme de conservation devrait envisager pour guider ses opérations, dont beaucoup peuvent être développées ultérieurement pour répondre à des circonstances particulières au sein d’organismes de conservation et de programmes de détention de terres plus matures.